Savez-vous que la dématérialisation des factures peut vous faire des économies ? En effet, la facture papier cumule plusieurs handicaps. Son traitement et son archivage coûtent très chers. Sans compter les pertes matérielles qui peuvent survenir et les recherches qu’elles impliquent. Dans cet article, nous vous donnons quatre causes qui motivent l’abandon du format papier.
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des factures consiste à remplacer le format papier par un processus numérique conforme aux lois en vigueur. La loi prévoit par ailleurs de généraliser la facture électronique (une version normée et reconnue par l’État de la facture dématérialisée) pour les transactions B2B à partir du 1er septembre 2026.
Les logiciels SaaS offrent une flexibilité dans le traitement et l’enregistrement des factures en ligne. Ils permettent de transférer vos documents sur un serveur, accessible depuis n’importe quel terminal. La dématérialisation des factures se décline aussi sous forme de documents numériques décodés par lecture automatique de documents, reconnaissance de caractères ou par scan. Beaucoup d’éditeurs ont par ailleurs fait part de leur intention de se conformer à la réforme de la facture électronique en proposant des solutions habilitées par l’administration.
Une gestion efficiente de la productivité
Il n’est pas rare que le service comptabilité soit confronté aux pertes de documents ou de recherche infructueuse suite à un mauvais archivage. Cela peut entraîner des conflits dus aux retards de règlement. Grâce à l’automatisation des factures, ces situations d’impayés sont évitées. La facturation dématérialisée soulage vos services des tâches de classement et de stockage.
De même, le déplacement d’un collaborateur en visite d’affaires à l’étranger n’entrave pas la mise à jour de la comptabilité. Il suffit à ce dernier d’activer à distance la signature électronique de ses factures. La dématérialisation des factures est donc source de meilleure productivité. Elle permet à vos collaborateurs de gagner du temps qu’ils peuvent consacrer à d’autres tâches plus utiles.
Le coût de stockage de la facturation numérique est plus avantageux
L’édition des factures va de pair avec l’archivage et le stockage. La volumétrie des papiers est exponentielle au fil des années. Pour une PME, le local des archives peut s’avérer très vite exigu, obligeant à recourir à un prestataire de stockage externe. La location d’un espace professionnel a un coût non négligeable qui peut être évité grâce à la dématérialisation des factures.
La facturation numérique permet d’enregistrer vos documents sur un serveur en ligne. En vous connectant depuis n’importe quel ordinateur, vous pouvez retrouver vos documents quand vous le souhaitez.
La facturation numérique permet de réaliser des économies
Entre les coûts de papier, encre, enveloppes, frais de timbres, sans compter éventuellement la location d’espace de stockage, les coûts du traitement des documents papier explosent. On estime la facture papier à un surcoût d’une valeur estimée entre 3 et 7 fois du prix du stockage d’un document ! Cette estimation ne prend pas en compte les frais indirects comme le traitement des documents égarés ou mal classés. Ces incidents sont sources de retards, voire de conflits avec les fournisseurs et prestataires de services. Le temps épargné grâce à la dématérialisation des factures est une avancée considérable qui représente une économie importante du budget d’une entreprise.
La facture numérique offre une sécurité des données et bénéficie d’un plus faible impact carbone
Aucune société n’est à l’abri d’un incendie, vol de matériels ou dégâts des eaux. Si un incident de cet ordre survenait, ce serait une véritable catastrophe ! La perte accidentelle de documents met la société en une position vulnérable. Faute de factures légales à présenter à ses clients, sa survie ne tiendrait plus qu’à un fil. En adoptant la dématérialisation des factures, vos données sont à l’abri de telles déconvenues. Elle vous garantit un accès et une gestion sécurisée de vos données.
En optant pour la numérisation des documents, et en les stockant sur des coffres-forts numériques, vous allégez de manière considérable l’impact écologique de vos services. C’est en effet un volume important de paperasse en moins. Voilà un geste non négligeable en faveur de la préservation de la planète.