Avez-vous déjà entendu de Zapier ? Les spécialistes en growth marketing ou en automatisation citent régulièrement cet outil comme la solution miracle pour gagner en productivité, réduire le nombre de tâches manuelles chronophages et inutiles. On vous explique tout.
Bon nombre d’entreprises cherchent une solution efficace pour faciliter certaines tâches récurrentes. Des outils pratiques qui leur permettent de gagner du temps afin de se concentrer sur des affaires plus importantes.
Zapier est un outil d’automatisation élaboré expressément pour pallier aux besoins des entreprises, et ce, quelle que soit leur taille. Cette mécanisation des tâches constitue un atout considérable pour les sociétés : augmentation du chiffre d’affaires et amélioration de la productivité.
Zapier, qu’est-ce que c’est ? Présentation de l’outil
Zapier est une basée sur le cloud. Elle aide les entreprises à automatiser les flux de travail quotidiens qui nécessitent l’utilisation de diverses applications. La solution permet aux utilisateurs de transférer automatiquement des données entre les applications web tout en intégrant des applications en un seul clic. Zapier permet aux utilisateurs de caractériser des actions et d’établir des déclencheurs automatiques.
Les principales fonctionnalités de Zapier comprennent des rappels de tâches répétitives automatisées, la mise à disposition d’un tableau de bord des activités et la maintenance des API. Ce logiciel réalise également la mise à jour des nouvelles applications et la gestion des comptes. En outre, Zapier peut être synchronisé avec Google Agenda et des outils déjà existants.
Zapier s’intègre avec des applications telles que Slack, Google Sheets, QuickBooks, Facebook Lead Ads, Google Docs et bien d’autres. Une assistance est fournie par le biais de la documentation et d’un service d’aide en ligne. La tarification est basée sur un abonnement mensuel et annuel.
Nous avons testé pour vous Zapier
Zapier est un outil efficace qui permet de connecter entre eux plusieurs applications qui ne sont pas liées initialement. Il est possible, par exemple, d’enregistrer des pièces jointes de Gmail dans DropBox ou encore dans Google Drive. Cette action nécessite un Zap qui correspond à une action et un déclencheur ou Trigger.
Le déclencheur est un événement programmable qui va déclencher le Zap. Une fois le Zap configuré, Zapier va contrôler l’application par son action pour le déclencheur. En reprenant le précédent exemple, le Zap ne va intervenir que si les courriels comprennent une pièce jointe. Ce tri intelligent permet donc aux entreprises de gagner en temps et en argent. L’action représente l’acte que le Zap va réaliser. Il s’agit donc, ici, d’enregistrer la pièce jointe du courriel.
L’utilisation de Zapier est illimitée. Sa manipulation dépend entièrement de chaque utilisateur. Il est possible de programmer ou de coder chaque Zap selon une action bien définie. C’est ce qui fait toute la force de Zapier.
Pourquoi automatiser ses activités ?
L’automatisation des activités d’une entreprise nécessite souvent la conception de logiciels personnalisés ou d’intégrations SaaS. Ce qui implique un budget conséquent. Dans ce contexte, le recours à Zapier procure des avantages conséquents.
Régularité et conformité
Certains travaux répétitifs et manuels peuvent encourir des risques d’erreurs et d’oublis. Ainsi, une vérification est, parfois, nécessaire pour garantir la conformité des informations. Il est évident que les machines sont fiables et performants pour réaliser des tâches à la fois chronophages et simples. L’utilisation de Zapier.com présente des conséquences positives sur le fonctionnement de l’entreprise. La plateforme s’assure que les informations sont structurées et ne requièrent aucun contrôle.
Traitement rapide des tâches
Zapier traite rapidement les tâches courantes d’une entreprise. Par exemple, il suffit de créer un Zap pour transférer des fichiers clients sur un DropBox. Cela permet de gagner du temps et évite de faire des transferts manuels. Ces besognes peuvent être chronophages.
De la visibilité
Zapier procure plus de visibilité aux flux opérationnels ou workflows. Chaque action réalisée par un collègue correspond à une notification. Quel que soit le logiciel de collaboration utilisé (Slack, courriel ou autre), toute l’équipe peut suivre l’avancée de chaque action.
Comment procéder pour créer un Zap ?
La création Zap est une étape facile et rapide que tout le monde peut réaliser. En s’en remettant à l’exemple cité plus haut, voici comment sauvegarder automatiquement sur DropBox ou sur Google Drive les pièces jointes dans un compte Gmail.
- Accéder au Trigger app ou encore à l’application déclencheuse qui est Gmail
- Sélectionner le Zap ou déclencheur d’action proposé par Zapier
- Choisir le compte qui va recevoir les courriels
- Sélectionner le dossier vers lequel les pièces jointes doivent être sauvegardées
Il est également possible de paramétrer le fonctionnement du déclencheur pour qu’il puisse considérer un dossier particulier ou un destinataire attitré.
Une fois validé, le Zap personnalisé est fonctionnel. Il suffit de recommencer les mêmes étapes pour concevoir d’autres zaps. L’interconnexion des applications va simplifier différentes actions, telles que la gestion des clients, l’envoi d’e-mails ou de SMS, la création de factures…
Zapier et tarification
Zapier propose un plan gratuit qui comprend 5 zaps qui peuvent être utilisés 100 fois par mois. Cette offre correspond aux entreprises qui veulent essayer le Zapier ou qui ne nécessitent pas de se servir d’une paire de zaps constamment.
Si créer plus de zaps constitue une nécessité, il convient de souscrire une offre premium. Ce plan est accessible dès 20 dollars par mois et propose 20 zaps qui peuvent s’exécuter 3000 fois.
En fonction des fonctionnalités recherchées et du nombre de zaps nécessaires, le tarif augmente. Si aucune des offres ne convient à l’utilisateur, ce dernier peut prétendre une solution personnalisée.