Le communiqué de presse est un passage obligé pour toute entreprise. Cela nécessite un travail important, notamment parce qu’il est le reflet de l’image d’une société. Lors de la création d’un communiqué de presse, certains points doivent être pris en compte. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir comment diffuser un dossier de presse correctement.
L’importance du communiqué de presse
Le communiqué de presse est un document réalisé pour les journalistes, mais aussi les influenceurs et les blogueurs, dans le but de les informer du lancement d’un nouveau produit ou d’un événement. Pas réservé aux grandes entreprises, il peut être particulièrement bénéfique aux PME et start-ups. Aujourd’hui, les objectifs d’un communiqué de presse sont nombreux. Il permet notamment de :
- Gagner en visibilité.
- Développer la notoriété d’une entreprise.
- Se démarquer de la concurrence.
- Mettre en avant une image d’expert.
- Fidéliser les clients.
Faire un communiqué de presse régulièrement est donc indispensable à une entreprise. Mais attention, il faut savoir qu’un document de ce type est en moyenne ouvert par un journaliste sur huit. Il doit donc être pensé de façon à optimiser son taux d’ouverture.
La nécessité de produire un communiqué de presse efficace
Pour qu’un communiqué de presse soit ouvert, il doit être percutant et efficace. L’objet du mail devra donc être attractif, de même que le pré-header. En effet, ces deux éléments sont visibles avant même qu’un mail ne soit ouvert. Ils contribuent donc à faire que la première impression soit positive ou non. Ainsi, l’objet aura pour but d’aider le lecteur à déterminer de quoi il retourne. S’agit-il d’une exclusivité ? De l’ouverture d’un magasin ? D’une levée de fonds ? Le produit mit en avant, ainsi que l’environnement cible devront aussi être mentionnés, pour que le journaliste sache quelle entreprise s’adresse à lui. Et concernant le contenu du mail, les points suivants devront être pris en compte :
- Il est important que la pièce jointe ne soit pas trop lourde. Ainsi, elle pourra être ouverte plus facilement.
- Inclure un kit média est un véritable plus. Il pourra comprendre des visuels, des liens pour obtenir un produit ou encore le lien vers le site Internet ou les contacts presse de la société.
Par ailleurs, un autre point important à prendre en compte est le type de diffusion.
Quel type de diffusion choisir pour un communiqué de presse ?
Deux grands types de diffusion peuvent être choisis. La première solution est d’opter pour la personnalisation des mails. Elle nécessite plus de temps et de travail en amont, mais est efficace sur le long terme. Concrètement, l’idée est d’envoyer un mail pour chaque personne de votre liste de diffusion qui sera personnalisé. Par exemple, si vous savez qu’un journaliste s’intéresse à un domaine en particulier, précisez-le et mentionnez la page du communiqué de presse qui l’intéressera tout particulièrement. Une diffusion de ce type est propice à la création de liens et à un contact plus précis. Vous aurez alors plus de chances pour obtenir un entretien ou une mention dans un article.
Quid de la diffusion massive
L’autre méthode est aussi la plus utilisée, notamment parce qu’elle prend moins de temps. Elle consiste à envoyer le même mail à toute sa liste de diffusion, en la copiant dans la partie CCI du mail et en vous mettant en destinataire principal. Ainsi, les informations seront transmises à tous, sans distinction. Ce genre de diffusion est recommandé dans le cadre des communications réglementaires, à l’exemple d’une situation de crise ou pour annoncer un événement ou son report. S’il est intéressé par l’information, le journaliste ou influenceur pourra alors reprendre une partie du communiqué de presse pour le partager à son tour sous la forme d’un article ou d’une brève.
La planification des envois de communiqués de presse
Toujours dans cette optique de diffusion et d’optimisation du taux d’ouverture d’un communiqué de presse, certaines règles peuvent être mises en application. Elles concernent notamment les jours d’envoi de ces documents. L’idéal est ainsi de les transmettre le mardi ou le jeudi. Voici pourquoi éviter les autres jours. Le lundi matin, les journalistes reviennent au bureau après leur week-end. Ils ont donc de nombreux mails à trier et il est possible que le vôtre passe à la trappe au milieu de ce flux conséquent. Oubliez aussi la journée du mercredi. Certains professionnels ne sont pas présents puisqu’il s’agit de la journée des enfants. Idem pour le vendredi après-midi. Ils ont alors tendance à boucler les tâches importantes et certains ne travaillent pas. Et bien sûr, ne programmez pas un envoi en plein milieu du week-end.
Des heures pour envoyer un communiqué de presse ?
Quant aux heures d’envoi, certaines astuces sont aussi à connaître. Évitez de diffuser vos communiqués de presse à des heures rondes. Beaucoup de personnes ont cette habitude et vous vous démarquerez plus facilement en planifiant un envoi à 10 h 24, par exemple. Vos mails arriveront ainsi après les autres et auront plus de chances d’être ouverts rapidement. Enfin, sachez que deux créneaux horaires sont particulièrement rentables :
- De 10 heures à 12 heures.
- De 14 h 30 à 15 heures.
Ces horaires correspondent approximativement au moment où les journalistes ont terminé le tri de leurs mails. Vous aurez alors la possibilité de maximiser les chances d’ouverture de votre communiqué de presse.
En conclusion
Bien sûr, il est aujourd’hui possible de s’appuyer sur une agence spécialisée dans les relations presse pour la réalisation et la diffusion des communiqués de presse. Si vous préférez les réaliser vous-même, sachez aussi qu’il est important de réaliser une segmentation en amont de l’envoi. En effet, un communiqué ne sera pas élaboré de la même manière s’il s’adresse à un journaliste B2B ou à un autre spécialisé dans la rédaction pour le grand public. Adapter les communiqués de presse en fonction de l’expertise des médias multiplie les cibles potentielles, selon les préférences et les intérêts des consommateurs. Combiné avec une personnalisation des mails, vous aurez plus de chances d’attirer l’attention des journalistes et de gagner en visibilité.