Avec les derniers événements passés, de plus en plus de Français ont été dans l’obligation de travailler à domicile. Un télétravail non préparé voire peu préparé a été imposé à la population par souci de protection face à la crise sanitaire pandémique. Le télétravail semble au premier abord facile mais il ne l’est pas tant que ça. Cela demande beaucoup d’organisation, une création d’espace de travail dans son logement, un exercice pas toujours facile quand on a une famille et des enfants. Il faut savoir gérer son temps, la distance avec ses supérieurs et collaborateurs, rester concentré sur ses tâches professionnelles ? Comment s’organiser et trouver un mode de travail équilibré permettant de travailler chez soi ? Voici quelques conseils pour optimiser efficacement son travail depuis son domicile.
Conseil n°1 : aménager son espace de travail
Travailler de chez soi n’est pas si facile qu’il n’y paraît, d’autant plus si vous travaillez dans un endroit qui n’est pas forcément adapté. En effet, quelques aménagements sont à prévoir pour créer un espace et des conditions de travail. Il est important d’éviter au maximum de travailler sur votre canapé ou votre lit. Optez de préférence pour un bureau ou une table dans une pièce bien éclairée et loin des bruits pouvant vous déconcentrer. En créant un espace dédié au travail vous permettra de marquer psychologiquement la séparation entre votre cocon et votre espace bureau. Il est conseillé de positionner si possible votre bureau perpendiculairement à une fenêtre.
Conseil n°2 : Utiliser des outils spécifiques d’aide au télétravail
De nombreux outils très performants et pratiques pour travailler à distance sont mis à disposition aux entreprises dont voici les trois principaux :
- Les outils comme Microsoft Teams, Google G Suite, Slack sont parfait pour communiquer en équipe et échanger sur les projets communs.
- Les outils iObeya, Trello permettent de mettre en place un management visuel d’équipe, ils sont également dotés d’une fonction de suivi des tâches et des indicateurs.
- L’outil Klaxoon permet de faire des brainstorming et également d’animer des réunions à distance.
Conseil n°3 : Bien dissocier vie professionnel et vie privée
On le répétera jamais assez, il est primordial de bien dissocier sa vie professionnelle de sa vie privée. En effet, il n’y a qu’un pas pour que le télétravail empiète sur votre vie privée, afin d’éviter cela, il est recommandé de conserver les mêmes habitudes que vous aviez lorsque que vous vous rendiez à votre lieu de travail. Si vous avez des enfants de bas âges, vous devez optimiser les temps de siestes pour en profiter et vous concentrer sur vos tâches professionnels. Pour les enfants plus âgés, organisez vous avec votre conjoint ou famille pour mettre en place des tours de garde. N’hésitez pas à travailler dans une autre pièce et d’utiliser si nécessaire des boules quies ou un casque anti-bruit pour vous aider à vous concentrer.
Conseil n°4 : Mettre en place une routine de travail
Travailler chez soi peut perturber votre quotidien et ceux de votre famille proche. Pour cela, il est important de mettre en place un rythme quotidien de travail pour rester productif dans son travail. Tout d’abord, vous devez régler votre réveil et vos pauses (pauses café et déjeuner) quotidiennement comme si vous alliez physiquement à votre bureau
- Fixez-vous un horaire que ce soit pour le début de votre journée de travail et sa fin ainsi que les heures de déjeuner et si nécessaire le lieu de déjeuner.
- Établissez une liste des tâches à faire que vous voulez accomplir tout au long de la journée.
- Pensez à changer de position toutes les 20 minutes pour relancer votre circulation sanguine.
- Imposez vous une pause d’environ 15 minutes toutes les 2 heures loin de votre ordinateur.
- Communiquez régulièrement (quotidienne, hebdomadaire, bi-hebdomadaire) avec votre manager sur l’avancement du travail.
- En fin de journée, rangez votre espace de travail ainsi que votre ordinateur.
Conseil n°5 : Gardez le contact avec l’entreprise
Pendant la période de télétravail, il est important de conserver une interaction avec son entreprise, son manager et les collaborateurs. Les visioconférences sont à privilégier au maximum pour maintenir le lien professionnel et social. Bien que le télétravail soit propice à travailler dans n’importe quelle tenue ou n’importe quel lieu, il est important que les appels ou réunions en visioconférence restent professionnels. Pour cela, il est primordial de vous habiller d’une tenue qui entre dans le cadre du travail. De plus, veillez à ce que l’arrière-plan de votre espace de travail ne soit pas occupé par des photos ou jouets par exemple.
Pour bien communiquer avec vos collègues et votre manager, Il est également recommandé d’utiliser les outils digitaux mis à disposition comme la messagerie instantanée, la visioconférence, l’audioconférence et le téléphone. Le lien avec l’entreprise est primordial que ce soit pour l’organisation mais également pour maintenir la cohésion d’équipe et le bien-être psychologique des collaborateurs. Il permet également de rester en contact avec les équipes dédiées au service informatique ou RH en cas de dysfonctionnement.
Conseil n°6 : Comment bien utiliser les outils audio ou visioconférence ?
Voici quelques conseils pour bien utiliser les outils pour les visioconférence :
Dans le cas ou vous êtes organisateur de la réunion et que vous devez l’animer :
- Après avoir créé la réunion, transmettez le lien et code de connexion dans l’invitation outlook.
- Lors du démarrage de la réunion, pensez à bien fixer l’objectif de votre ordinateur et vérifier le temps imparti de la réunion tout en veillant à laisser suffisamment de temps aux intervenants.
Si vous êtes conviés à participer à la réunion :
- Connectez vous à l’heure, cadrez la caméra afin que l’on voit votre torse et vos bras puis activez votre micro afin de prendre la parole si nécessaire.
- Si la réunion nécessite la présence d’un certain nombre d’intervenants, n’hésitez pas à mettre en place un forum de discussion partagé afin que les questions soient centralisées.