Organiser un séminaire d’entreprise pour une startup peut être une tâche ardue, mais avec une bonne planification et une bonne exécution, cela peut être une expérience enrichissante pour tous les participants. Dans cet article, nous allons examiner les étapes clés à suivre pour organiser un séminaire d’entreprise réussi.
Définition de l’objet du séminaire
En premier lieu, il est important de bien déterminer l’objectif du séminaire. Est-ce que le séminaire est destiné à renforcer les relations entre les membres de l’équipe de l’entreprise ? Est-ce pour transmettre de nouvelles informations sur l’entreprise (levée de fonds, changement de direction etc..) ? Est-ce pour échanger sur les stratégies pour l’année à venir ? En déterminant très clairement l’objectif du séminaire, vous pourrez ensuite planifier le contenu et les activités qui seront proposés aux participants du séminaire.
Définir un budget
Il est important de définir un budget réaliste qui prend en compte tous les coûts associés à l’événement. Plus vous avez de participants, plus votre budget devra être important. Il est important de tenir compte de tous les coûts liés aux participants, notamment les frais d’inscription, les repas et les hébergements. Si vous organisez un séminaire à l’étranger, il est également important de tenir compte des coûts liés aux visas et aux voyages.
N’hésitez pas à faire appel à des professionnels spécialisés dans l’organisation d’événements et de séminaristes d’entreprises qui sauront mettre tout en œuvre pour rendre votre événement mémorable. De nombreuses plateformes existent sur le marché spécialisé dans l’organisation d’évènements et de séminaire d’entreprises. Par exemple, Funbooker est une plateforme référençant de nombreux lieux de séminaires : réservez ici. De plus, cette plateforme donne également la possibilité de réserver des activités de loisirs en France.
Prenez également en compte, les coûts de la location de l’espace et de l’équipement. Si vous prévoyez d’organiser votre séminaire dans une salle de conférence ou un hôtel, il est important de tenir compte des coûts de location, d’équipements et des frais supplémentaires tels que les coûts de nettoyage ou les frais de service.
Quel lieu choisir ?
Il est essentiel de choisir un lieu approprié pour le séminaire. En effet, le lieu doit être facilement accessible pour tous les participants peu importe le type de transport, que ce soit en voiture, moto ou en transport en commun. Le lieu du séminaire doit également être suffisamment spacieux pour accueillir tous les participants confortablement et offrir les équipements nécessaires pour les présentations telles que des écrans, des micros et des projecteurs.
Définir la date “parfaite”
N’oubliez pas de fixer une date pour le séminaire qui conviendra à la majorité des participants. Idéalement, il est préférable de planifier le séminaire à une date où il n’y aura pas de conflit d’agenda majeur, tels que des vacances ou des événements importants (salons etc..). De plus, il est important de donner aux participants suffisamment de temps en amont pour qu’ils puissent organiser leur emploi du temps (garde d’enfants etc..) et se préparer pour le séminaire. Il est essentiel de planifier le contenu du séminaire de manière détaillée, en impliquant au maximum le management. Cela peut inclure des présentations, des ateliers, des sessions de formation et des discussions en groupe. Vous devez vous assurer que le contenu est aligné sur les objectifs du séminaire et qu’il est présenté de manière claire et concise.
Proposer un large choix de repas et de collations
N’oubliez pas de prévoir des pauses régulières afin de permettre aux participants de se reposer et de se rafraîchir. En effet, des pauses régulières permettent également aux participants de réseauter et d’interagir entre eux, ce qui contribuera à renforcer les relations entre les membres de l’équipe.
Il est important de planifier les repas et les boissons pour les participants ainsi que des pauses cafés. Si le séminaire dure une journée entière, un déjeuner et des collations pour les participants doivent être mis à leur disposition. Les repas et les boissons doivent être adaptés au lieu et aux préférences des participants, tout en respectant les éventuelles allergies ou restrictions alimentaires (vegan, sans gluten, halal etc..).
Communiquer sur l’évènement est important
Communiquer a toute son importance lorsque l’on organise ce type d’événement. En effet, pour un effet attractif, il est conseillé de faire une invitation “Save the Date” afin de bloquer la date dans les agendas de tous les collaborateurs. Quelques temps après, transmettez des informations complémentaires sur le lieu du séminaire ainsi qu’un point d’organisation.
Transmission de feuille de route aux participants
Quelques jours avant le départ, il est conseillé de transmettre une feuille de route aux participants comportant les informations suivantes :
- Date de début et fin du séminaire,
- Un descriptif de chaque journée avec les horaires (réunions de travail, pause repas/collations, activités etc..)
- Un plan, si nécessaire
Retour d’expérience après séminaire
il est important de prévoir un suivi après le séminaire, surtout quand on est une startup à taille humaine. Cela peut inclure la collecte des commentaires des participants pour améliorer l’organisation de futurs séminaires, l’envoi de remerciements aux participants pour leur participation ou encore la mise en place de mesures pour mettre en œuvre les idées et les stratégies discutées pendant le séminaire.