Si vous venez d’avoir une idée de projet, et que vous avez besoin de la structurer pour la présenter à d’éventuels prestataires, partenaires, ou même potentiels associés, il est important de la formaliser sur un support, avant même de décider sous quelle forme de gestion de projet (agile, waterfall…). Pour cela, la note de cadrage est parfaite pour définir les contours d’un projet. On vous explique à quoi ça sert, comment l’utiliser, et même un modèle à copier / coller gratuitement.
Note de cadrage définition : qu’est-ce que c’est ?
La note de cadrage d’un projet constitue le socle fondateur de toute entreprise, une feuille de route initiale qui va faciliter la réussite de votre idée. Ce document va jouer un rôle clé dans la planification et l’exécution de projets. La note de cadrage, également appelée document d’initialisation, est une synthèse détaillée des objectifs, des contraintes, des risques et des ressources liés à un projet spécifique.
Elle offre une vision globale, à 360° du projet, définissant son périmètre, son contexte, ses acteurs et ses livrables attendus. Cette documentation exhaustive permet de figer les attentes et d’aligner l’équipe sur les objectifs, évitant ainsi les dérives potentielles tout au long du cycle de vie du projet.
Pourquoi est-il important de rédiger une note de cadrage avant tout projet ?
Dans le monde de l’entreprise, le temps et les ressources vont définir la rentabilité de tout projet. La rédaction d’une note de cadrage établit les bases nécessaires à la réussite du projet. Cela permet une compréhension partagée entre les parties prenantes, alignant les efforts vers des objectifs communs. On pourrait même demander aux membres de l’équipe de signer le document, tellement celui-ci doit servir d’engagement initial avant tout lancement de projet.
La note de cadrage va aussi permettre la minimisation des risques, en identifiant les contraintes potentielles et en proposant des solutions, avant même que le projet ne débute. De plus, elle facilite la prise de décisions, grâce à une vision claire des attentes et des paramètres à respecter.
Quelle différence entre note de cadrage et cahier des charges ?
Qu’il s’agisse de la refonte d’un site web, la création d’une application, le lancement ‘une boutique e-commerce… La note de cadrage et le cahier des charges sont deux documents différents, utilisés dans la gestion de projets, chacun ayant un rôle spécifique dans le processus. Voici les principales différences entre la note de cadrage et le cahier des charges :
Note de cadrage :
- Objectif : La note de cadrage a pour objectif de définir les grandes lignes et les paramètres généraux du projet. Elle vise à clarifier les attentes, les objectifs et les contraintes de manière globale.
- Niveau d’abstraction : La note de cadrage reste à un niveau élevé d’abstraction. Elle ne rentre pas dans les détails techniques, mais se concentre sur la vision d’ensemble du projet.
- Contenu : Elle inclut des informations comme les objectifs du projet, le périmètre, les parties prenantes, les contraintes et les risques, les ressources nécessaires, mais de manière plus succincte et générale.
- Phase du projet : La note de cadrage est généralement établie en amont du projet, avant le cahier des charges, souvent lors de la phase de préparation et de planification. Elle sert de base pour obtenir l’approbation initiale du projet.
Cahier des charges :
- Objectif : Le cahier des charges a pour objectif de détailler de manière précise et spécifique les exigences du projet. Il sert de référence technique pour la réalisation du projet.
- Niveau d’abstraction : Le cahier des charges est beaucoup plus détaillé que la note de cadrage. Il spécifie les fonctionnalités, les caractéristiques, les contraintes techniques, et d’autres aspects spécifiques du projet.
- Contenu : Il inclut des informations techniques détaillées, les spécifications fonctionnelles, les critères de qualité, les contraintes techniques, les interfaces, etc.
- Phase du projet : Le cahier des charges est généralement élaboré après l’approbation de la note de cadrage, dans la phase de conception détaillée du projet. Il sert de document contractuel entre les parties prenantes, définissant ce qui est attendu de manière détaillée.
Si l’on devait résumer, on pourrait dire que la note de cadrage pose les bases générales du projet, tandis que le cahier des charges détaille spécifiquement les exigences techniques et fonctionnelles à respecter lors de la réalisation du projet. Les deux documents sont complémentaires et contribuent à assurer la réussite d’un projet, même avec la méthodologie Scrum, car ils fournissent une vision globale et détaillée de ses contours.
À la question « peut-on se passer d’un cahier des charges et ne rédiger qu’une note de cadrage ? », la réponse est non. Ces deux documents sont indispensables pour tout projet, et doivent être fournis ensemble aux équipes… afin d’éviter tout conflit futur.
Voici un modèle / template de note de cadrage de projet
Titre du Projet: [Nom du Projet]
Version: [Numéro de version]
Date: [Date de rédaction]
1. Objectifs du projet :
- Clarifiez les objectifs généraux du projet de manière succincte mais complète.
- Définissez les résultats attendus.
2. Périmètre du projet :
- Identifiez les limites et les frontières du projet.
- Précisez ce qui est inclus et exclu du projet.
3. Parties prenantes :
- Enumérez toutes les parties prenantes impliquées dans le projet.
- Indiquez les responsabilités et les attentes de chaque partie prenante.
4. Contraintes et risques :
- Identifiez les contraintes budgétaires, temporelles et technologiques.
- Analysez les risques potentiels et proposez des stratégies d’atténuation.
5. Ressources nécessaires :
- Liste des ressources humaines, matérielles et financières requises.
- Précisez les coûts estimés en euros pour chaque composante du projet.
6. Planning :
- Élaborez un planning détaillé incluant les étapes clés et les dates limites.
- Créez une vision chronologique du projet pour faciliter le suivi.
7. Méthodologie :
- Décrivez la méthodologie de travail adoptée pour le projet.
- Indiquez les outils et les techniques utilisés.
8. Livrables :
- Énumérez tous les livrables attendus à chaque étape du projet.
- Précisez les critères de qualité pour chaque livrable.
En adoptant ce modèle de note de cadrage, vous aurez fait le nécessaire pour établir une base solide pour la réussite de votre projet. N’hésitez pas à le personnaliser en fonction des spécificités de votre organisation et de vos projets.