Pour optimiser les flux d’organisation interne d’une entreprise, les professionnels ont recours à plusieurs outils. Parmi ceux-ci figure le Progiciel de Gestion Intégré (PGI). Solution innovante et complète, le PGI est l’un des outils incontournables pour piloter une structure dans son intégralité. Il est capable de répondre aux divers besoins des entreprises en matière d’outil de gestion de base de données. De quoi s’agit-il en réalité ? Quel est son rôle et comment fonctionne-t-il ? En quoi est-il utile en entreprise ? Ce guide vous dévoile tout à ces propos.
Qu’est-ce qu’un progiciel de gestion intégré (PGI) ?
Communément appelé ERP (entreprise ressources planning) en anglais, le PGI est un logiciel informatique qui intègre l’ensemble de l’organisation et des fonctions d’une entreprise. Conçu par un éditeur unique comme le progiciel de gestion intégré Axelor, le PGI regroupe les informations de l’entreprise au sein d’un seul outil informatique.
Concrètement, il s’agit d’un seul système, composé de plusieurs modules ou logiciels indépendants consacrés à la gestion d’une entreprise. Celle-ci peut faire le choix d’utiliser un, plusieurs ou l’ensemble des modules selon ses besoins.
Parmi les modules proposés par le PGI, on peut retrouver la gestion des stocks, la gestion des commandes, la gestion des ventes, la gestion de production, la comptabilité ou encore le SAV. Chaque module peut couvrir une filière de gestion de l’entreprise. Notez qu’un ERP peut être destiné à un secteur spécifique comme le secteur commercial, industriel, etc.
Quel est le rôle d’un progiciel de gestion intégré ?
Polyvalent, le système ERP joue plusieurs rôles au sein d’une entreprise. Il se compose de plusieurs outils pour effectuer des tâches différentes. Le logiciel PGI peut donc concerner tous les domaines de l’entreprise. Son principal rôle est de centraliser toutes les données d’une entreprise pour optimiser son processus de gestion. Il couvre l’ensemble du Système Informatique (SI) d’une entreprise et joue ainsi un rôle structurant.
Comment fonctionne un logiciel de gestion intégré ?
La vocation d’un PGI entreprise est de centraliser le SI d’une entreprise autour d’un outil unique. Il est capable de couvrir un large champ de gestion de l’entreprise dont la gestion commerciale, la gestion des ventes, les ressources humaines, le management des projets, etc.
Généralement, le PGI entreprise actualise, en temps réel, les informations, après modifications, sur l’ensemble des applications de la base de données centrale. De cette manière, chaque service au sein d’une entreprise a accès aux informations à jour pour un meilleur cheminement des divers processus de l’entreprise. En outre, les données stockées dans le progiciel entreprise peuvent servir à l’analyse de la performance d’une entreprise.
Quels sont les avantages d’utiliser une solution PGI ?
Le principal atout d’un PGI gestion réside dans l’homogénéisation du SI de l’entreprise. Qu’il s’agisse des ressources humaines, de la comptabilité, de la logistique ou des ventes, l’ensemble des modules est regroupé au sein de l’unique progiciel ERP. Celui-ci centralise et traite les données de façon homogène. Cela permet aux entreprises de réduire les taux d’erreurs, d’approximations et de doublons grâce à l’usage d’une base de données unique.
Autant dit, le système de gestion intégrée améliore considérablement la productivité et la sécurité du processus de gestion en entreprise. Mieux, les informations et fonctions sont interconnectées pour produire des résultats fiables et utiles à des reportings. D’ailleurs, le système ERP interne est capable de modifier l’échange des données en flux utile. Ce dernier peut servir à l’analyse des performances d’une entreprise et plus encore.
Par ailleurs, une intégration ERP permet d’avoir un gain de temps considérable. En effet, les informations telles que les écritures comptables sont traitées et mises à jour de manière automatique. Une fois enregistrée, l’information est répandue dans l’ensemble du système. Il n’y a donc pas lieu de ressaisir une donnée.
En outre, le logiciel ERP est une solution économique. Avec un système de gestion unique, l’entreprise n’a plus de recourir à d’autres logiciels et éditeurs. De plus, étant donné que l’ergonomie est identique pour toutes les applications du PGI, le coût de formation du personnel à l’utilisation est réduit.
Quelles sont les limites d’un logiciel ERP ?
L’utilisation d’un ERP interne possède quelques inconvénients. Même si ces derniers ne sont pas aussi importants que les avantages, il convient de les mentionner. Sa limite majeure réside dans sa complexité. Le PGI étant un système de gestion assez complexe, l’entreprise doit avoir connaissance d’un ERP avant son déploiement. Autrement, le système de gestion intégrée peut s’avérer inefficace.
De plus, le coût du déploiement et de maintenance de ce genre de logiciel est assez important. C’est donc un investissement majeur qui se doit d’être réfléchi à l’avance. Néanmoins, le retour sur investissement (RSI) obtenu grâce à une utilisation ERP est autant plus important et permet d’amortir rapidement les divers coûts.
Par ailleurs, le choix d’un ERP engage généralement l’entreprise sur une longue période. Il doit donc s’assurer de faire le bon choix, car le changement d’un PGI n’est pas une opération facile à effectuer.
Ce qu’il faut retenir du progiciel de gestion intégré
L’ERP est un logiciel puissant qui, une fois installé au sein d’une entreprise, permet d’optimiser les processus de gestion. Il augmente la productivité de l’organisation en regroupant toutes ses données en un seul endroit. Utiliser un logiciel ERP permet également un meilleur contrôle des coûts et garantit l’exactitude des informations. Enfin, il faut noter qu’un PGI nécessite une certaine expertise et investissement en termes de mise en œuvre. Cependant, le retour sur investissement est d’autant plus important et permet d’amortir rapidement les différents coûts. Un progiciel de gestion intégré est donc une solution innovante et complète qui s’adapte à de nombreux secteurs et entreprises.