Lorsque l’on créée une entreprise ou que l’on souhaite optimiser les performances d’une société déjà existante, il devient vital de s’équiper d’un outil ERP pour fluidifier les informations de l’entreprise. En effet, il est judicieux de se concentrer dans une seule et unique base de données, pour faciliter la gestion des tâches quotidiennes comme la facturation, les devis, la gestion des commandes ou des ressources humaines. C’est là que s’équiper d’un logiciel ERP va jouer un rôle important. On vous explique tout sur son fonctionnement.
Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ?
Une Enterprise Resource Planning, appelé également un ERP, est un logiciel d’informations permettant la gestion et le suivi quotidien de l’ensemble des informations et des services opérationnels d’une entreprise. En français, on parle de Progiciel de Gestion Intégré, connu sous l’acronyme PGI, mais le nom anglo-saxon ERP est le plus souvent utilisé.
L’avantage le plus important dans l’utilisation d’un logiciel ERP dans l’entreprise, c’est que celle-ci dispose d’un seul et unique outil de gestion. En effet, il offre la possibilité de centraliser et d’homogénéiser les informations.
Les logiciels ERP d’aujourd’hui fonctionnent grâce au cloud en ligne, les données sont sécurisées grâce au système de sécurisation pointue dont il est doté. De ce fait, toutes les informations disponibles dans le logiciel sont totalement sécurisées. Il est même possible de paramétrer le logiciel ERP afin de définir des accès spécifiques selon la sensibilité et la confidentialité des informations.
Par ailleurs, vous pourrez récupérer les données de l’ensemble de vos outils ou plate-formes, afin de les incorporer à votre ERP : par exemple, si vous faites du e-commerce ou du dropshipping, vous pourrez installer un plugin sur votre CMS e-commerce qui communiquera en temps réel les ventes, variation de stock, facturation à votre outil ERP afin de pouvoir mettre à jour vos données pour l’ensemble de l’entreprise.
Différence entre l’ERP propriétaire et l’ERP open source
Quand on souhaite s’équiper d’un outil ERP, on a le choix entre 2 types de technologies : les solutions propriétaires, et les solutions ERP open source. Les ERP propriétaires sont des logiciels pour lesquels vous devez payer une licence ou un abonnement pour les utiliser, édités par des grandes structures comme :
- SAP (qui propose différentes suites ERP comme SAP S/4HANA, SAP Business One et SAP Business ByDesign),
- SAGE (qui propose différents packages comme Sage 100Cloud Entreprise, Sage FRP 1000 et Sage Business Cloud X3),
- Oracle (qui propose différentes solutions comme Oracle Database, Oracle ERP et Oracle NetSuite),
- Cegid (qui propose plusieurs packs comme Cegid XRP Ultimate, Cegid XRP Flex et Cegid XRP Sprint)
- etc
À la différence de l’ERP propriétaire, l’ERP open source est un logiciel téléchargeable librement par toutes les entreprises, et ceci gratuitement, que vous pourrez installer sur vos propres serveurs sans payer de licence ni d’abonnement. La particularité de l’open source est la possibilité de pouvoir modifier le code source librement, afin d’adapter certaines fonctionnalités aux exigences de votre entreprise, à condition de disposer d’une équipe de développement IT compétente en la matière.
De plus, l’aspect open source permet d’accéder également à une communauté de développeurs, qui partagent leurs découvertes, astuces et autres trouvailles sur des forums de discussion, sur des plate-formes comme Github etc. L’inconvénient est que l’entreprise devra également assurer la maintenance, les mises à jour et les corrections éventuelles par ses propres moyens, tandis que les éditeurs d’ERP propriétaires déploieront les mises à jour de façon automatique à l’ensemble de leurs clients.
Voici quelques exemples d’ERP open source : Dolibarr, Odoo (connu anciennement sous le nom d’OpenERP), Axelor…
Dans tous les cas, avant de choisir la solution adaptée à votre besoin, listez les pré-requis afin de vérifier que toutes vos problématiques d’entreprises soient bien prises en compte : par exemple, si vous vendez en e-commerce et que vous souhaitez pouvoir analyser le comportement de vos clients, à travers l’abandon panier durant le parcours d’achat, il est important de vous assurer que votre boutique en ligne propose un module pour synchroniser ses données avec le futur ERP que vous choisirez.
Quels sont les avantages de s’équiper d’un logiciel ERP ?
Les logiciels ERP permettent d’optimiser les processus et les informations contenus dans les processus de gestion, tout en optimisant le flux financier et économique de sa société. Le logiciel ERP permet d’engendrer un gain de productivité, car vos collaborateurs n’auront plus à rechercher désespérément des informations, comme trouver un dossier client, faire le suivi d’une commande ou de travaux… tout sera centralisé dans le logiciel. Une hausse de production sera également ressentie au niveau des tâches quotidiennes et récurrentes. En effet, le logiciel ERP offre la possibilité d’automatiser certaines tâches comme la facturation, les devis, les rapports et les inventaires.
Le logiciel ERP est un allié considérable pour aider à la prise de décision. Il permet d’obtenir une vision à 360 degré de toutes les étapes existantes dans un processus, grâce à ses fonctions analytiques. Le coût de l’intégration d’un logiciel ERP en entreprise varie selon la licence, l’hébergement, le nombre d’utilisateurs, le coût de mise en place ainsi que le coût d’un service dédié à la maintenance. Les prix peuvent aller de 500 à 3000 Euros par utilisateur. Il est à noter que le coût des licences représente entre 15 % à 25 % du prix d’un ERP propriétaire.
Il existe actuellement sur le marché un certain nombre de logiciels ERP qui ne sont plus à présenter comme le logiciel SAP connu pour être doté d’une interface simple et ergonomique; le logiciel Oracle réputé pour sa facilité de prise en main et le logiciel Microsoft qui est doté d’un tableau de bord pratique.
Quel logiciel de facturation choisir ?
Pour gérer facilement les factures de votre entreprise, vous avez besoin d’un ERP efficace et fiable. Vous devez s’équiper d’un logiciel de facturation, un outil vous permettant d’éditer, de diffuser et d’archiver vos factures commerciales. Puisqu’il existe aujourd’hui de nombreux logiciels de facturation et qu’ils ne proposent pas les mêmes fonctionnalités, il s’avère ainsi indispensable de bien le choisir, une tâche qui s’avère parfois compliquée.
Pour trouver un meilleur logiciel facture, voici les points qui méritent votre attention :
- La praticité : il est plus avantageux de miser sur un logiciel facile d’usage et prêt à être utilisé afin de gagner du temps et gagner en efficience opérationnelle. L’utilisation de l’outil ne doit nécessiter aucune compétence technique et approfondie ;
- Les fonctionnalités : les logiciels de facturation comme Evoliz proposent, par exemple, la gestion et la comptabilité ;
- La possibilité de personnalisation : chaque entreprise a ses propres besoins en termes de facturation. Ainsi, il serait plus bénéfique pour vous si l’éditeur peut mettre à votre disposition un ERP personnalisable ;
- La période d’essai gratuit, qui est de 30 jours dans la majorité des cas. Ce délai vous permet d’apprécier le logiciel s’il vous convient ou pas ;
- Le prix, étant l’un des critères de choix importants. Il est à préciser qu’un logiciel à bon prix ne signifie pas forcément que vous avez en face de vous un bon outil pour la gestion de vos factures. Privilégiez plutôt le meilleur rapport qualité prix.