Si vous faites de la veille professionnelle, vous avez sûrement aperçu ou lu de nombreux articles sur la productivité au bureau, sur de nombreuses méthodes qui existent pour être plus efficace sans alterer la qualité de son travail. Nous vous parlions récemment de la méthode Pomodoro, il en existe de nombreuses autres, mais ici nous allons nous concentrer sur des outils qui ont fait leur preuve, et qui permettent de gagner en efficacité.
C’est quoi exactement être plus efficace et productif dans son travail ?
Dans un monde professionnel où le temps est précieux, être efficace et productif devient une priorité, et le fait de gagner 5 à 10 minutes par jour sur une tâche rébarbative ou chronophage peut changer la donne. Pour définir l’efficacité et la productivité au travail, cela signifie accomplir davantage de tâches en moins de temps, minimiser les erreurs, et maintenir une qualité de travail élevée. Sur le papier, cela fait rêver, mais pour y parvenir, il faut s’appuyer sur des outils adaptés qui simplifient les processus, optimisent la collaboration, et favorisent une gestion efficace des projets sur lesquels vous intervenez.
Autrement dit : si vous faites tout à la main, il est peu probable que vous puissiez améliorer votre rendement, car le quotidien professionnel est ponctué de tâches à forte valeur ajoutée, mais également à faible valeur ajoutée. Et sur ces deux volets, il existe des outils capables de réduire le temps d’exécution d’une tâche en simplifiant la vie.
Notre sélection d’applications gratuites pour gagner du temps
ChatGPT
ChatGPT, développé par OpenAI, est un outil basé sur l’intelligence artificielle qui vous permet d’automatiser certaines tâches répétitives de communication. Il peut rédiger des e-mails, répondre aux questions fréquentes, et même générer du contenu marketing, vous permettant ainsi de gagner du temps et d’améliorer la cohérence de votre message.
Notre astuce : utilisez-le comme un assistant virtuel, demandez-lui de vous trier une liste de nom et prénom par ordre alphabétique, de vous transformer un texte classique en texte entièrement en majuscule, de vous reformuler un texte avec un ton journalistique… avec le compte ChatGPT basique, c’est gratuit.
Microsoft Todo
Microsoft Todo est une application de gestion des tâches qui vous aide à organiser votre journée de manière efficace. Vous pouvez créer des listes de tâches, définir des priorités, et synchroniser le tout avec votre calendrier, assurant ainsi une meilleure gestion de votre temps.
Notre astuce : vous pouvez créer des listes communes avec vos collègues, notamment quand vous devez vous partagez des listes de tâches, ou attribuer une tâche à votre équipe.
Dropbox
Pour une collaboration en équipe, Dropbox offre un espace de stockage en ligne sécurisé, et un moyen d’envoyer des pièces jointes en partageant un simple lien, plutôt que d’alourdir vos messageries. Partagez facilement des fichiers avec vos collègues, accédez à vos documents où que vous soyez, et facilitez le travail d’équipe en permettant à chacun d’avoir les informations nécessaires en temps réel.
Notre astuce : faites une liste des fichiers les plus fréquemment envoyés à vos clients ou partenaires (KBIS, plaquette commerciale, règlement intérieur, conditions générales de ventes…), stockez-les sur votre espace Dropbox, puis enregistrez les liens dans un tableau afin de pouvoir y accéder et les copier / coller en quelques clics.
Trello
Trello est une plateforme de gestion de projet visuelle, qui utilise des tableaux et des cartes pour suivre les tâches. Elle vous permet de simplement glisser déplacer Cette approche intuitive simplifie la collaboration au sein de l’équipe et vous permet de garder une vue d’ensemble claire de l’avancement de vos projets.
Notre astuce : créez des colonnes qui correspondent à votre activité, si vous gérez l’aspect commercial de votre startup, vous pouvez créer des colonnes en adéquation (Prospect, Devis envoyé, Devis validé, Facturé, KO / refusé…).
Asana
Asana est un autre outil de gestion de projet qui vous permet de planifier, organiser, et suivre les progrès de vos projets. Les fonctionnalités telles que les dépendances de tâches et les tableaux de bord personnalisés facilitent la coordination des efforts au sein de l’équipe.
Notre astuce : si vous dirigez une équipe avec plusieurs personnes, créez une liste de tâche par projet, vous pourrez y ajouter vos pièces jointes, vos documents, cahiers des charges… pour que chaque membre de l’équipe puisse s’y retrouver facilement.
Notion
Notion est un outil polyvalent qui combine la gestion de projet, la prise de notes, et la collaboration en temps réel. C’est une sorte de mélange de Microsoft To Do, Asana, Trello… Vous pouvez créer des bases de données, des wikis d’équipe, et des listes de tâches, le tout au même endroit, simplifiant ainsi votre flux de travail.
Notre astuce : afin de rendre votre outil Notion le plus efficace possible, il faut accompagner vos collaborateurs dans son usage, pour établir des règles de fonctionnement et maintenir l’espace Notion comme centrale pour votre équipe.
Canva ou Crello
Pour la création de visuels accrocheurs sans compétences en design, Canva ou Crello sont vos alliés. Ces outils conviviaux offrent des modèles prêts à l’emploi pour la conception de présentations, d’infographies, et d’autres éléments visuels nécessaires à vos efforts marketing.
Notre astuce : créez une charte graphique sous différents formats de visuels, pour pouvoir réutiliser les mêmes modèles de visuels, afin de garder une cohérence dans vos communications.
MerciApp ou Reverso
À force d’écrire de nombreux e-mails au quotidien, il peut se glisser ici et là des fautes qui peuvent nuire à votre image, face à des prospects ou clients de plus en plus exigeants. MerciApp ou Reverso vous permettent de corriger un bout de phrase ou un paragraphe, de manière à être sûr que votre post sur Instagram ou X (ex-Twitter) ne finisse pas en bad buzz.
Notre astuce : ces outils proposent des extensions et plugins à installer directement sur votre navigateur (Google Chrome, Firefox…), pour pouvoir corriger une saisie en temps réel.
Deepl
La barrière linguistique peut être un frein à la productivité. Deepl est un service de traduction ultra performant, qui permet de fournir des traductions précises et naturelles, favorisant ainsi une communication fluide avec vos collègues, vos clients internationaux, voire même sur vos supports marketing ciblant des pays étrangers.
Notre astuce : n’hésitez pas à traduire votre site web en utilisant Deepl, dans un premier temps (espagnol, italien, anglais, allemand, portugais…), afin de tester d’autres marchés à moindre coût. Une fois l’intérêt commercial identifié à l’étranger, vous pourrez toujours retravailler votre contenu en demandant à un traducteur natif de relire et corriger vos traductions.
Brevo ou MailJet
Plutôt que d’envoyer vos mailings de manière manuelle (en mettant 127 e-mails en copie CCI), utilisez pllutôt Brevo (ex-Sendinblue) ou MailJet, ces solutions d’emailing offrent des formules gratuites pour des petites campagnes d’envoi, idéal quand on veut envoyer à quelques centaines de prospects un e-mail. Ces plateformes proposent également des fonctionnalités plus poussées comme la segmentation des contacts, le suivi des performances des campagnes, et la personnalisation des e-mails… mais cela requiert souvent d’opter pour un abonnement payant.
Notre astuce : mettez en place une routine d’envoi d’emailing de manière progressive, pour à la fois améliorer vos retours sur vos campagnes, et par la même occasion identifier les approches gagnantes par rapport à votre audience (horaire d’envoi, objet de mail, type d’offre etc).
Google Doc
La suite Google Doc, parfaite alternative à Microsoft Office, propose un ensemble d’outils de traitement de texte, de tableur, et de présentation en ligne. Cette solution collaborative 100 % en ligne permet à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un document, améliorant ainsi l’efficacité de la création et de l’édition de contenu.
Notre astuce : vous pouvez combiner l’usage de Google Doc, pour en faire à la fois votre serveur de stockage de fichier comme avec Dropbox, et également votre éditeur de contenu (texte, présentation). Ainsi, vos collègues peuvent apporter des modifications et commentaires à vos travaux, et vice-versa.